NoReplyAll-Add-in für Outlook verhindert “Allen antworten” und “Weiterleiten”

Für Outlook 2010 und 2007 hat Microsoft Research ein kleines Add-in veröffentlicht, mit dem man – ganz ohne Rights Management – innerhalb einer Exchange-Organisation effektiv das Weiterleiten und das “Allen antworten” verhindern kann. Dazu fügt das Add-in zwei neue Buttons in das Ribbon ein:

Wenn der Verfasser einer Mail diese Buttons betätigt, kann er das Weiterleiten und/oder das Antworten an alle für die Empfänger der Mail unterbinden. Das eine trägt zur Informationssicherheit bei, das andere kann Mail-Lawinen effektiv eindämmen. Vorsicht aber: Das funktioniert nur innerhalb derselben Exchange-Organisation. Hat der Verfasser also bereits externe Empfänger in seiner Mail, so sind diese von den Einschränkungen nicht betroffen.

Das Add-in macht sich zwei Flags zunutze, die Exchange schon seit jeher kennt, die aber in der Outlook-Oberfläche nicht angezeigt werden. Sind diese gesetzt, so deaktiviert Outlook die Schaltflächen für das Weiterleiten und das “Allen antworten” sowie die dazugehörigen Tastatur-Shortcuts.

Hier gibt es das Add-in zum Download:

[NoReplyAll Outlook Add-In – Microsoft Research]
http://research.microsoft.com/en-us/projects/researchdesktop/noreplyall.aspx

Hinweis: Die erste Version des Add-ins lief nur mit der englischen Version von Outlook. In der korrigierten Fassung 2.0.1 (und später) ist es sprachneutral (siehe die Diskussion im Research-Forum).

Und noch eine wichtige Einschränkung: Das Werkzeug ist zwar kostenlos, doch die zugehörige Lizenz lässt einen kommerziellen Einsatz nicht zu. Wer für die Nutzung im Unternehmen auf der sicheren Seite sein möchte, schaut sich den VBA-Code von Scott Hanselman an, der das Add-in inspiriert hat.

Update 27. 10. 2010, abends: Das Add-in kann auch noch mehr. Es warnt nämlich, wenn man einen Anhang in einer Mail ankündigt, aber keiner dabei ist (“Forgotten Attachment Detector”). Das stellt man in den Add-in-Optionen ein, die sich im Datei-Menü finden: