Sharepoint 2010: Benachrichtigungen an externe Nutzer senden

Dieser Artikel erschien zuerst auf Olivers Blog.

Sharepoint ist die zentrale Collaboration-Plattform für Projekte, Content Management, Teamarbeit und vieles mehr. Gerade in Projekten sind auch viele externe Mitarbeiter involviert, die nicht fest im Unternehmen eingestellt sind, die aber trotzdem ständig auf dem laufenden gehalten werden müssen.

In diesem Artikel beschreibe ich, wie externe Mitarbeiter per E-Mail Benachrichtigungen erhalten können. Dies kann meines Erachtens auf zwei Wegen geschehen. Für welchen Weg man sich entscheidet, hängt von den jeweiligen Anforderungen ab.

Voraussetzung dafür ist ein Konto im Active Directory sowie die Anbindung des Exchange Servers an Sharepoint, sodass dieser E-Mails versenden kann. Die Konfiguration sollte man wie hier vornehmen:

E-Mail-Integration Sharepoint Server 2010

Bei Variante Eins wird für den Sharepoint-Server ein entsprechender Empfangsconnector im Exchange erstellt und konfiguriert (hier im Beispiel Exchange 2010). Dabei braucht der Sharepoint-Benutzer nur ein Konto im Active Directory, um auf die Sharepoint-Site zugreifen zu können. Ein E-Mail-Konto im Exchange ist nicht erforderlich.

Den Empfangsconnector legen wir zum Beispiel über die Exchange Management Verwaltungskonsole an:

Nun sollte man aufpassen, dass auf der Seite „Remote-Netzwerkeinstellungen“ der Standardeintrag mit dem roten X entfernt wird. Stattdessen wird die IP-Adresse des Sharepoint-Servers eingetragen.

Mit den Klick auf „Neu“ wird der Empfangsconnector erstellt. Danach wechselt man in die Eigenschaften des neuen Empfangsconnectors und konfiguriert die Authentifizierung sowie so Berechtigungsgruppen.

Nun kann man im Sharepoint-Profil des Benutzers die Konfiguration anpassen, falls das nicht schon vorher geschehen ist.

Der Benutzer sollte nun in der Lage sein, Benachrichtigungen an diese externe E-Mail Adresse zu Empfangen.

Kommen wir zu Variante Zwei.

In manchen Situationen wird ein internes E-Mail Konto gewünscht oder eine Anwendung erfordert dies. Nun hat der externe Mitarbeiter eventuell keinen Zugriff auf OWA und kann seine E-Mails dort nicht abrufen. Hier kann man über einen kleinen Umweg erreichen, dass E-Mails auch an das externe Konto weitergeleitet werden.

Zunächst richtet man dafür im Exchange Server einen Kontakt ein (hier mit Exchange Server 2010).

Der E-Mail-Kontakt wurde nun in der angegebenen Organisationseinheit erstellt. Anschließend konfiguriert man ein Postfach für den jeweiligen Benutzer.

(…)

Nachdem das Postfach angelegt wurde, konfiguriert man in den Eigenschaften die Weiterleitung zum vorher angelegten Kontakt.

Die Weiterleitung zum externen Postfach ist nun auch hier eingerichtet. Die Erstellung eines neuen Sendeconnectors für den Sharepoint-Server ist hier nicht erforderlich, solange der Benutzer im Sharepoint-Profil die interne E-Mail-Adresse angegeben hat.

Damit der Benutzer nun nicht mehrfach in der Adressliste erscheint, sollte man die Option „Benutzer nicht in Adressliste anzeigen“ aktivieren.

Nun können Benachrichtigungen über Sharepoint auch an externe Benutzer gesendet werden.