Outlook Signaturen und wie bekämpft man die Anarchie 2/2

Dieser Beitrag erschien zuerst in Ollis Blog.

Wie bereits im letzten Blogpost als mögliches, bzw. typisches Problem erwähnt, müssen für eine saubere, automatisch erzeugte Outlook-Signatur vollständige Daten im AD enthalten sein. Dazu kann man entweder auf die Mitarbeiter vertrauen, dass diese sich immer melden, wenn sich etwas ändert oder man beschäftigt je nach Unternehmensgröße einfach eine Vollzeitstelle damit, welche den ganzen Tag durchs Haus läuft und alle Mitarbeiter "inventarisiert" … natürlich nur ein Spaß. 😉

Die meiner Meinung nach sinnvollste Lösung ist die kontrollierte Selbstpflege durch die BenutzerInnen selbst, dazu stellt man ihnen ein Tool bereit welches die Daten abfragt und speichert. Vorteile:

• weniger Hotlineanrufe
• BenutzerInnen möchten die Daten selbst ändern, damit z.B. ihre Signatur aktuell ist

Ich habe mich dabei für eine PHP-Web-Applikation entschieden, da diese unabhängig vom Computer und vom Server ist, weil es PHP für ebenso für Windows gibt.

Im Anwendungsfall habe ich mich für einen netten, kleinen Ubuntu 12.04 LTS Server mit LAP Stack (ja, der heißt normalerweise LAMP, allerdings benötige ich keinen MySQL-Server. ;-)) entschieden, da ich eine gewissen Open-Source-Affinität habe, Lizenzkosten sparen möchte und sehr gute Erfahrung damit gemacht habe. Dieser authentifiziert die Benutzer mittels Kerberos über den Apache2 am AD (voraussichtlich folgt dazu ein kleines Tutorial in einem weiteren Post), anschließend übernimmt PHP den Benutzernamen über die Server Variable REMOTE_USER.

Da die Code-Menge dem Leserahmen sprengen würde, gibt es dieses Mal nur einen Direkt-Download als Zip-Archiv:

https://dl.dropboxusercontent.com/u/9482545/webapp_signatur.zip

Das Zip-Archiv muss auf das Zielsystem in einen für den Webserver lesbaren Pfad gepackt werden (je nach Distribution: /var/www, /srv/htdocs, …).

Features:

• 1-N Standorte können konfiguriert / vorbereitet werden
• Schreiben auf den jeweilig konfigurierten, lokalen DC (bei mehreren Standorten, damit nach Neuanmeldung das Signatur Generierungsskript die aktuellen Daten bekommt)
• Generierung der Adressdaten über die Auswahl des Standorts, auch bei mehreren Standorten pro Stadt
• Generierung der Fax-/Telefonnummer über die Auswahl des Standorts, es wird nur die Durchwahl eingegeben => einheitliche Formatierung
• Handynummer wird über Auswahl der Vorwahl+Rufnummer generiert => einheitliche Formatierung
• Unterstützung für Unterfirmen, abhängig vom Standort (z.B. Wayne Enterprises Hannover, Wayne Business Berlin) => unterschiedliche Einträge in die Firmenfelder
• Unterstützung von Geschäftsbereichen/Abteilungen und Job-Titeln

Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt werden, damit das ganze lauffähig wird:

• Geringe PHP-Kenntnisse
• Fortgeschrittene Linux-Kenntnisse (für Kerberos-Authentifizierung )
• Installation Apache2 mit PHP (+ LDAP Module) und Authentifizierung (Zugriff auf REMOTE_USER) z.B. Kerberos oder mod_sspi (nur für Win32 und Apache2 2.0/2.2)
• Anpassung der Konfiguration in config.inc.php nach eigenem Ermessen.
• Anpassung der index.php für CI-Anpassungen

Einen Schönheitsfehler gibt es allerdings noch, die Übertragung wird per Ajax durchgeführt und der Return vom Speichern zurück zur Index.php funktioniert noch nicht perfekt.

Da die Daten im AD nun im Laufe der Zeit aktualisiert werden, kann man aus diesen z.B. genauso leicht eine Telefonliste genieren.