Outlook: Mehr Überblick im Posteingang

Es ist wenig bekannt, dass Outlook in seinen Ansichten stark mit Anzeigeformaten arbeitet, die man auch verändern kann. Seit einiger Zeit nutze ich zwei kleine Manipulationen, die mir deutlich mehr Überblick über den Posteingang geben. So sehe ich auf einen Blick, in welchen Mails ich direkt angesprochen werde und in welchen nicht. Zusätzlich zeigt mir Outlook direkt an, ob Mails aus dem Internet angekommen sind oder intern versendet wurden.

Das folgende Bild zeigt, wie das aussieht – allerdings leider anonymisiert, weil es sich um meinen “echten” Posteingang handelt. Daher ist es hier nicht ganz so deutlich wie in echt.

Die oberste Mail (eine Partner-Information von Veeam) ist mit blauem, fettem Titel dargestellt. Sie ist also ungelesen (blau und fett ist die normale Outlook-Anzeige dafür) – und sie ist direkt an mich adressiert (das ist meine Anzeige-Spezialität). Außerdem kommt sie aus dem Internet, was man an dem unterstrichenen Absender sieht (auch dies ist meine Spezialität).

Die Mail darunter ist bereits gelesen, also ohne fette Schrift. Der Titel ist aber grau dargestellt, und daran sehe ich, dass ich nicht Adressat (in An:) bin, sondern nur in CC oder BCC auftauche oder über eine Gruppenmitgliedschaft angeschrieben wurde. Solche Mails sind mit recht hoher Sicherheit weniger dringend. Mail 4 und 5 in der Liste kommen aus dem eigenen Unternehmen, also keine Unterstreichung. Nummer 4 ist an mich adressiert (schwarze Schrift), Nummer 5 nicht (graue Schrift).

Nach sehr kurzer Zeit hatte ich mich an diese Darstellung gewöhnt und finde sie seither sehr praktisch. Ich erkenne nun viel schneller die wichtig-dringenden Mails. Und ich kann schnell sehen, was “von außen” kommt (interessant auch, um einige Phishing-Versuche aufzudecken).

Und so geht’s:

Im Menü Ansicht wählt man Ansichtseinstellungen und dort den Schalter Bedingte Formatierung. Mit Hinzufügen definiert man unter Erweitert eine neue Regel, etwa “Nicht in An” (um Mails zu definieren, in denen ich nicht direkt in An: stehe). Die Bedingung lautet: Feld An – enthält nicht – Nils Kaczenski. Dazu wähle ich mit Schriftart die Formatierung und stelle dort graue Schrift ein. Das war die erste Regel.

Die zweite Regel ist ähnlich:

• Name: “von außen” (hier kennzeichne ich Mails, die aus dem Internet kommen, nicht von intern)
• Bedingung: direkt auf der Karte Nachrichten unter Von das Zeichen @ eintragen
• Schriftart: hier wähle ich unterstrichene Darstellung